Gestire un’associazione oggi significa destreggiarsi tra obblighi normativi, comunicazione con i soci e rendicontazione puntuale delle attività. La Riforma del Terzo Settore ha introdotto requisiti stringenti che rendono indispensabile dotarsi di strumenti digitali all’altezza della sfida.
Ecco perché sempre più ETS, APS e ODV stanno scoprendo i vantaggi di un CRM pensato specificamente per il non profit.
Cos’è un CRM per il terzo settore e perché è indispensabile per ETS, APS e ODV
Quando si parla di CRM per il terzo settore non ci si riferisce ai classici software commerciali progettati per aziende orientate al profitto, ma a piattaforme costruite attorno alle esigenze specifiche di chi opera senza scopo di lucro.
Un Ente del Terzo Settore deve infatti gestire contemporaneamente soci, volontari, donatori e beneficiari, ciascuno con caratteristiche e necessità diverse che richiedono un approccio relazionale dedicato. A differenza di un CRM tradizionale focalizzato sulla vendita, questi strumenti mettono al centro la fidelizzazione della community e il tracciamento delle interazioni solidaristiche.
La Riforma del Terzo Settore introdotta con il D.Lgs. 117/2017 ha cambiato radicalmente le regole del gioco per associazioni e organizzazioni di volontariato. L’iscrizione al RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore) comporta obblighi documentali precisi: dalla tenuta del libro soci alla redazione di bilanci conformi agli schemi ministeriali.
Gestire tutto questo con fogli Excel o archivi cartacei è diventato semplicemente impraticabile, soprattutto per le realtà che superano determinate soglie di entrate.
La digitalizzazione non è più un’opzione ma una necessità operativa per APS, ODV e tutti gli altri ETS che vogliono rispettare la normativa senza impazzire.
Un buon crm per associazioni consente di centralizzare tutte le informazioni in un’unica piattaforma accessibile, riducendo errori e duplicazioni. Il risultato è un’organizzazione più efficiente che può dedicare energie alle attività di missione invece che alla burocrazia.
Le funzionalità essenziali che un CRM per associazioni deve avere
La gestione anagrafica dei soci rappresenta il cuore pulsante di qualsiasi software per il terzo settore. Non si tratta solo di archiviare nomi e indirizzi, ma di tracciare lo storico delle quote versate, monitorare le scadenze dei rinnovi e segmentare la base associativa per comunicazioni mirate. Un sistema efficace deve inoltre generare automaticamente il libro soci e i moduli di adesione già conformi al GDPR.
Il tracciamento delle donazioni e la gestione della raccolta fondi costituiscono funzionalità imprescindibili per chi fa fundraising. Il CRM deve permettere di registrare ogni erogazione liberale, emettere ricevute valide ai fini fiscali e generare report dettagliati per il 5 per mille. Ricorda che dal 2025 le donazioni devono essere effettuate esclusivamente con mezzi tracciabili per garantire ai donatori la deducibilità fino al 10% del reddito.
La contabilità separata tra attività istituzionali e commerciali è un altro requisito che un buon gestionale deve soddisfare nativamente. Gli enti con ricavi fino a 300.000 euro possono limitarsi al rendiconto per cassa, mentre oltre questa soglia scatta l’obbligo del rendiconto gestionale più articolato. Un software pensato per il terzo settore genera automaticamente questi documenti secondo gli schemi previsti per il deposito al RUNTS, inclusi stato patrimoniale e relazione sulla missione.
I migliori software CRM per il terzo settore in Italia
Il mercato italiano offre diverse soluzioni pensate specificamente per le esigenze di ETS, APS e ODV. La scelta tra un software desktop con pagamento una tantum e una piattaforma cloud con abbonamento dipende principalmente dalla struttura dell’organizzazione e dalle competenze digitali disponibili. Le soluzioni in cloud hanno il vantaggio di essere accessibili ovunque e di aggiornarsi automaticamente alle novità normative.
Terzo Settore in Cloud di TeamSystem rappresenta una delle soluzioni più complete disponibili sul mercato italiano, già scelta da migliaia di associazioni.
Questo gestionale consente di coordinare tutte le attività dell’ente da un’unica interfaccia: dalla gestione dei soci alla fatturazione elettronica, dalla contabilità alla predisposizione del bilancio conforme al Codice del Terzo Settore. Il sistema include anche la compilazione del registro dei volontari e si aggiorna costantemente secondo le linee guida ministeriali.
Per le organizzazioni più strutturate che necessitano di funzionalità avanzate di digital fundraising, esistono piattaforme che integrano form di donazione, gestione eventi e campagne multicanale.
Queste soluzioni permettono di analizzare il ROI delle campagne di raccolta fondi e di segmentare strategicamente donatori e sostenitori. La scelta deve sempre considerare la possibilità di integrare il CRM con altri strumenti già in uso, come il sito web dell’associazione o le piattaforme di email marketing.
Come scegliere il CRM giusto per la tua associazione
Il primo criterio da valutare è la dimensione dell’ente e il volume di operazioni da gestire quotidianamente. Un’associazione con poche decine di soci e attività limitate può optare per soluzioni più semplici ed economiche, mentre realtà con centinaia di iscritti e progetti multipli necessitano di piattaforme robuste e scalabili. Attenzione alle soglie normative: superare i 300.000 euro di ricavi comporta obblighi di rendicontazione più complessi che il software deve supportare nativamente.
Il budget disponibile rappresenta ovviamente un fattore determinante, ma non deve essere l’unico parametro di scelta. Un software apparentemente economico che richiede continue personalizzazioni o non si aggiorna alle novità normative può rivelarsi molto più costoso nel lungo periodo. Valuta sempre la presenza di una prova gratuita che ti permetta di testare concretamente le funzionalità prima dell’acquisto.
La conformità normativa deve essere garantita senza compromessi: il CRM deve produrre documentazione valida per il RUNTS e rispettare il GDPR nella gestione dei dati personali. Verifica che il fornitore offra assistenza qualificata e aggiornamenti tempestivi quando cambiano le disposizioni di legge, come accaduto recentemente con le novità sul regime IVA per il terzo settore.
Un ultimo consiglio: coinvolgi nel processo di selezione chi utilizzerà effettivamente il software ogni giorno, perché la migliore piattaforma del mondo è inutile se il team non riesce a usarla.
